Klanten invoer

Top  Previous  Next

De klantinvoer (beheer) verloopt via het hoofdmenu Klanten. Via menu 3.1 komt u in de klanten-tabel.

 

31klantentabel

Figuur: Klanten tabel

 

In deze tabel kunt u klanten direct toevoegen <Insert>, wijzigen <Enter of Ctrl+Enter> en verwijderen <Delete>. De bediening verloopt weer volgens de standaard Tabel bediening. Aan de rechterkant zien we een klein vierkantje, met een muisklik op dit vierkantje kunnen we een klanten handmatig selecteren. Er verschijnt dan een vinkje (Tag) in. Via de rechter muisknop kan optioneel het selectie/ markeer (Tag) menu opgeroepen worden, Klant selecteren/markeren (Tag), Klant de-markeren (UnTag), Alle Klant Markeren (Tag All), Alle klanten de-markeren (Untag All).

 

31tabel2

Figuur: Het handmatig selecteren van klanten

 

De klanten tabel is overal bij het invoeren van een klantcode via F5 of de zoekknop op te roepen.

 

In de baliescherm, menu 1.1 direct met <F4>
In menu 1.3.1 bij de klantorder invoer
Via menu 3.1 bij een directe klantbestelling met F8

 

Het is dus niet nodig om het orderscherm of baliescherm te verlaten om een nieuwe klant toe te voegen. Dat kan direct vanuit de zoeklijst (klanten tabel). Hieronder een voorbeeld invoerscherm met klantgegevens.

 

31form1

 

Klantvelden Algemeen

 

KlantNr

Klantnummer. Wordt automatisch door ProPOSS aangemaakt. De code moet uniek zijn. In een filiaal administratie zijn de eerste 2 of 3 cijfers gelijk aan de filiaalcode. Zo kan het nooit voorkomen dat er dubbelen nummers gebruikt worden.

Ver.Klant

Dit veld is voor een koppeling met een financieel pakket (boekhouding). Het kan zijn dat de ProPOSS klantcode afwijkt van het debiteurnummer binnen uw financiele pakket, vaak een bestaande situatie. Door hier het debiteurnummer in te vullen wordt bij een export automatisch het vervangende debiteurnummer gebruikt!

Klantpas

Hier wordt het pasnummer van de spaarkaart ingevoerd. Eigen pasnummer, Airmail pasnummer, bankpas of postcode + huisnr (bv 3417XJ-4). Dit klantpasnummer kan direct in het baliescherm gebruikt worden om de klant te selecteren.

Gelding t/m

Datum t/m waar de klantpas geldig is. Sommigen klantpassen zijn bv maar 1 jaar geldig. Zodra de datum vervallen is verschijnt er een melding in het baliescherm.

Groep

De klanten worden normaal in groepen ingedeeld. Denk hierbij aan Particulieren, Studenten of bedrijven. Aan een klantgroep is ook het aantal spaarpunten per bedrag gekoppeld. De klantgroepen kunt u via de zoekknop selecteren of aanleggen. De groepen kunnen ook via menu 3.2 direct worden bewerkt.

Naam

Achternaam van een persoon zonder voor of tussenvoegsel of naam van een bedrijf.

Voorbeeld persoon: J.P.H. van den Broek

Bij naam Broek invullen.

Voorbeeld bedrijf: Valk Software B.V.

 

Soort

Familie, Man, Vrouw of Bedrijf

Voorvoegsel

Voorbeeld persoon: J.P.H. of Jan

Tussenvoegsel

Voorbeeld persoon: van den

Vervolg Algemeen

 

Adres /straat

Straatnaam

Huisnummer

Altijd appart invoeren ivm met zoeken!

Postcode

Cijfers en letters. Voor buitenlandse adressen cijfers niet gebruiken en hele postcode in het letterstuk zetten!

Plaats, Land, telefoon, fax

Spreken voor zich.

Email

Vraag altijd het Email adres van de klant. Hiermee kunt u mailingen direct via internet aan de klant versturen. Ook de bevestiging dat er klantorders (bestellingen) voor de klant binnen zijn gekomen worden naar dit adres verstuurd.

Geboortedatum

Vul hier de geboortedatum van de klant in. Of in iedergeval de dag en maand als de klant geen leeftijd wil doorgeven. U kunt de klant dan automatisch voor zijn verjaardag mailen (verrassen).

Prijslijst

Geef hier de prijslijstcode waarin de klant valt. Via de prijslijst kan iedere (groep) klant(en) een andere kortings structuur hebben. De prijslijsten kunnen via menu 2.A.2 aangemaakt worden en worden in menu 1.1 (balieverkoop) en menu 1.3.1 (orderadminstratie) automatisch gebruikt.

Spaarkaart

Aanvinken als de klant in een spaarsysteem meeloopt. Via de klantgroep van menu 3.2 wordt ingesteld hoeveel punten er per bedrag worden gegeven.

Mailing

Aanvinken als de gegevens netjes ingevoerd zijn en geschikt zijn voor een mailing.

 

 

 

De volgende tab Extra: is met name voor de financiele gegevens.

 

31form2

 

Klantvelden Extra

 

Giro en Banknummer

Giro en of banknummer invoeren voor b.v. acceptgiro's die via menu 1.3.2 gepint kunnen worden.

Korting

Standaard korting over alle artikelen (behalve netto artikelen). Zo min mogelijk gebruiken. Werk bij voorkeur via prijslijsten.

Termijn

Betaaltermijn in dagen. Wordt gebruikt bij de facturatie om de vervaldatum waarbinnen de factuurbetaald moet worden te berekenen.

KredietLimiet

Werkt vanaf 1,00. Het saldo van de klant mag niet boven de limiet uit komen. In balischerm en order administratie verschijnt een melding.

Spaarbedrag

Totaal spaarbedrag tot heden gespaard

Spaarpunten

Totaal aantal spaarpunten tot op heden gespaard. Kan via de beveiling uit gezet worden (alleen kijken) zodar het alleen via de balieverkoop aangepast kan worden.

Het spaarpunten saldo kan via een speciaal artikel (kortingskaart) of waardebon (mailing) worden afgeboekt (uitgekeerd). Zie het hoofdstuk spaarsystemen.

BTW NR

Invoeren om op factuur af te drukken bij klanten die van buiten NL komen.

Conditiecode

Betalingsconditiecode

Layouts

Layoutcode. Om bij bepaalde klanten automatisch bepaalde afwijkende layouts te gebruiken.

 

Bij de volgende tab Afleveradres: kan een afwijkend aflever adres ingevoerd worden. Dit adres wordt gebruikt als standaard adres voor op de pakbon die via menu 1.3.1 aangemaakt wordt.

 

31form3

Figuur: Afleveradres klant

 

De volgende tab Memo: geeft een compleet vrij tekstveld. Hier kunnen opmerkingen en extra informtie over de klant worden ingevoerd. De tekst kan optionleel automatisch bij het selecteren van de klant in beeld komen.

 

31form4

Figuur: Klantmemo

 

Via de tab Mailing: kan het intresse gebied van de klant ingevoerd worden. De invoer kan per merk (M), artikelgroep (G), vrije ingave (V) of artikel (A). Dit staat los van de verkoophistorie. Via de intresse gebieden kunnen dan mailingen/ uitnodigen verstuurd worden op het gewenste intresse gebied.

 

31form5

Figuur: Klant intresse

 

Via de tab Orders: ziet u direct welke klantorders bij deze klant open staan. De orderkop staat bovenin de tabel, de bijbehorende orderregels verschijnen automatisch onderin het scherm. De status (Aantal besteld, BO, huidige voorraad en bij de leverancier inbestelling) is direct per orderregels zichtbaar.

 

31form6

Figuur: Klantorder

 

De tab Historie: geeft een overzicht van alles wat een klant gekocht heeft. Artikelen die verkocht zijn komen na de dagafsluiting in dit overzicht. Ook goederen uitgelevert via een pakbonnen komen na de facturatie pas in dit overzicht!

 

31form7

Figuur: Klanthistorie

 

De tabel van klanthistorie kan ook na de klantselectie direct via <Ctrl+H> in de balieverkoop opgeroepen worden. De klanthistorie lijst kan op elke kolom (met * achter de naam) gesorteerd worden. Wilt u het overzicht gesorteerd hebben op artikelcode of omschrijving klik dan 1x op de naam van de kolom (zie standaard tabelbediening). De klanthistorie kan via de knop Print Klanthistorie uitgeprint worden. Om de gegevens naar Excell te exporteren kan de knop Exporteer naar CSV gebruikt worden. Via deze keuze wordt er een ; gescheiden bestand aangemaakt.

 

31form10exportklanthistorie

Figuur: Exporteer klanthistorie naar CSV

 

Uitleg bij de velden

 

Totalen per artikel

Met deze optie worden de aantalen en omzet per artikel opgeteld per artikel.

Bestand eerst legen

Maak het bestand eerst leeg.

Naar bestand

Geef hier de naam van het bestand in.

Periode

De periode waarover de export gemaakt moet worden.

 

Bij een filiaal adminstratie kan bij de tab Filialen: een overzicht van de bezoeken, omzet en aantal spaarpunten per filiaal bekeken worden.

 

31form8

Figuur: Klantgegevens per filiaal

 

De laatste tab geeft een overzicht van het saldoverloop van de klant. Hier staan de bedragen van de facturatie in. Ook alle betalingen via de balie die betrekking hebben op het saldo komen in dit overzicht. Dus aanbetalingen, betaling op rekening, kortom alles met betaalsoort 9 en 10.

 

 

31form9

Figuur: Saldo verloop klant